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Power AutomateでSharePointドキュメントライブラリのフォルダ・ファイル一覧を生成する

Power AutomateでSharePointドキュメントライブラリのフォルダ・ファイル一覧を生成する

更新日:2023.05.05 作成日:2021.09.19

#Power Automate #SharePoint

Microsoft TeamsのFilesタブを利用していると、いつの間にかファイルがルート直下に増えてしまい、あとから見返したとき、どこに何のファイルがあるかわからなくなる課題がありました。

まずは、整理のため任意のタイミングでフォルダ・ファイル一覧を生成したいと思い、そのためのフローを作成しました。

完成版

Power AutomateのFlow

手動トリガーで実行後、Get files (properties only)でSharePointドキュメントライブラリのプロパティ一覧を取得
Selectでプロパティ一覧から必要な項目のみ抽出
Run scriptで、抽出結果を受け取り、Excelファイルに書き出し

フォルダ・ファイル一覧

Office Scriptを利用し、Path, FileName, Linkの簡素なフォルダ・ファイル一覧を作成

Office Script

function main(workbook: ExcelScript.Workbook, records: File[]) {

  // 削除処理
  let table = workbook.getTable("テーブル1");
  let rowCount = workbook.getTable("テーブル1").getRowCount();
  table.deleteRowsAt(0, rowCount);

  // Power Automateから受け取ったファイル一覧をもとに追加
  let selectedSheet = workbook.getActiveWorksheet();
  let rownum = 1;
  for (let record of records) {
    if (record.IsFolder) {
      selectedSheet.getCell(rownum, 0).setValue(record.FullPath);
    } else {
      selectedSheet.getCell(rownum, 0).setValue(record.Path);
      selectedSheet.getCell(rownum, 1).setValue(record.File);
    }
    selectedSheet.getCell(rownum, 2).setFormula('=HYPERLINK("' + record.Link + '", "Link")');
    rownum++;
  }
}

interface File {
  "Path": string,
  "File": string,
  "FullPath": string,
  "Link": string,
  "IsFolder": boolean
}